Avainkäsitteet
On tärkeää tutustua ensimmäiseksi profiilinhallinnan avainkäsitteisiin ja kuinka ne liittyvät toisiinsa.
Tili on hierarkian korkeimmalla tasolla, ts. yrityksen tai organisaation tili.
Profiiliryhmät hallinnoivat pääsyn tietoihin.
Roolit määrittävät oikeudet suorittaa tehtäviä.
Profiilit yhdistelmä oikeuksista ja pääsystä tietoihin.
Tili
Tili ei edusta henkilöä. Tili on käyttäjätunnus, jota yrityksen tai organisaation käyttäjät käyttävät.
Käyttäjätunnus on 10-numeroinen luku.
Profiiliryhmät
Profiiliryhmä määrittelee mitä tietoja profiileilla on käytettävissä esim. lähettäjä, vastaanottaja ja lähetyshistoria, jotka on tallennettu omalle profiiliryhmälle.
Profiiliryhmällä ei ole pääsyä muiden profiiliryhmien tietoihin.
Roolit
Rooleilla määritellä oikeudet suorittaa erilaisia tehtäviä.
Optimaalinen hyöty saadaan, kun eri roolien sallitaan tehdä eri tehtäviä ja ne on liitetty eri profiileihin.
Profiilit
Profiileja kuvaa parhaiten, että nämä ovat yrityksen eri osastoja tai toimintoja ja edustavat joko yhtä tai useampaa käyttäjää.
Jokaisella profiililla on profiilin nimi sekä salasana, joita käytetään yhdessä käyttäjätunnuksen sisäänkirjautumisessa Unifaun Online järjestelmään.
Jokainen profiili kuuluu yhteen profiiliryhmään, johon voidaan liittää yksi tai useampi rooli.
Perusprofiiliryhmä, rooli ja profiili
Tilillä olevat valmiit asetukset:
oletusprofiiliryhmä: Perusprofiiliryhmä jolla on pääsy tilin kaikkiin tietoihin, myös muiden profiiliryhmien tietoihin
oletusrooli: Hallinta jolla on oikeus suorittaa kaikkia tehtäviä
oletusprofiili: standardi joka on hallinnollinen profiili ryhmässä Perusprofiiliryhmä jolla on annettu Hallinta
Hallinnointi
Oletusprofiililla standardi on tilin pääkäyttäjänä hallintaoikeudet.
Pääkäyttäjä hallinnoi profiiliryhmiä, profiileja ja rooleja Unifaun Online järjestelmässä, sekä vastaa tilin profiileista ja salasanoista.
Suosittelemme, että tilillä on enemmän kuin yksi (1) pääkäyttäjä, riippuen yrityksen tai organisaation koosta. Optimaalinen määrä on kolme (3) pääkäyttäjää.
Pääkäyttäjät tulisi asettaa myös tilin yhteystietoihin. Pääkäyttäjät vastaavat profiilien hallintaan liittyvissä kysymyksissä, sekä sisäisestä tuesta yrityksen/organisaation sisällä.
Jaetut tiedot
Osa perusprofiiliryhmälle tallennetuista tiedoista on muiden profiiliryhmien katseltavissa, mutta muut eivät voi tietoja muokata. Tämä yksinkertaistaa hallinnointia, kun voit keskittää tietojen jakamista esim. jaettu osoiterekisteri, luot yhden tulostussuosikin ja jaat tiedon muiden profiiliryhmien kanssa.
Jaetut tiedot muiden profiiliryhmien kanssa:
Osoiterekisteri (lähettäjä ja vastaanottaja)
Nimikerekisteri
Tulostussuosikit
Hakusuosikit
Ennakkoilmoitus sähköposti mallipohjat
Track & trace -mallipohjat
Perusprofiiliryhmän lähetys- ja tilaushistoria tietoja ei jaeta muiden profiiliryhmien kanssa.