Centrala begrepp
Det är viktigt att känna till de centrala begreppen inom profilhantering och hur de hänger ihop.
Konto är den högsta nivån i hierarkin, d.v.s. företaget eller organisationens konto.
Profilgrupper styr tillgång till information.
Roller reglerar rättigheten att utföra olika uppgifter.
Profiler är en kombination av informationstillgång och rättigheter.
Konto
Kontot representerar inte en individ. Det är kontot för ett företag eller en organisation, med ett användar-ID som ska användas av alla användare.
Användar-ID är en 10-siffrig kombination.
Profilgrupp
En profilgrupp styr vilken information som är tillgänglig för profilen som tillhör profilgruppen, t.ex. avsändare, mottagare och sändningshistorik som är lagrad i den egna profilgruppen.
Profilgrupper har inte tillgång till varandras information, med undantag av den information som finns i grundprofilgruppen.
Roll
En roll är en samling rättigheter, d.v.s. vilka uppgifter en användare får lov att utföra.
I bästa fall får olika roller utföra olika uppgifter och tilldelas då olika profiler.
Profil
Profiler beskrivs bäst som olika funktioner inom ett företag som representeras av en eller flera användare.
Varje profil tilldelas ett profil-ID och ett lösenord som tillsammans med användar-ID används för att logga in i Unifaun Online. Varje profil-ID måste vara unikt.
Varje profil tillhör en profilgrupp och kan tilldelas en eller flera roller.
Grundprofilgrupp, -roll och -profil
När ett konto skapas har det:
en grundprofilgrupp: Grundprofilgrupp som har tillgång till all data på kontot, även information som är lagrat i andra profilgrupper.
en grundroll: Administration som har rätt att utföra alla typer av uppgifter i kontot.
en grundprofil: standard som är en administrativ profil, i Grundprofilgrupp, som har tilldelats rollen Administration.
Administratören
Grundprofilen, standard, är per definition kontots administratör.
Administratören sköter profilegrupper, profiler och roller i Unifaun Online samt ansvarar för profil-IDn och lösenord.
Rekommendationen är att utse fler än en (1) användare som administratör, beroende på företagets eller organisationens storlek. Förslagsvis (3) administratörer som kan ersätta varandra.
Administratörer bör sättas som kontaktperson för kontot. De blir då behöriga att få support på ärenden relaterade till profilhantering och ansvarar även för intern support mot organisationen.
Delad information
Viss information som lagras i grundprofilgruppen är synlig, men inte redigerbar, för andra profilgrupper. Det underlättar administrationen eftersom du kan centralisera din adressbok, skapa utskriftsfavoriter en gång och dela dem med andra, etc.
Informationen som delas är:
Adressbok (avsändare och mottagare)
Artikelregister
Utskriftsfavoriter
Sökfavoriter
Mallar för föravisering via e-post
Track & trace-mallar
Sändnings- och bokningshistorik i grundprofilgruppen delas inte med andra profilgrupper.